Tulostimen muste voi tuntua pieneltä kuluerältä, kunnes kuitteja, sopimuksia, työmääräimiä ja asiakasmateriaaleja tulostuu viikosta toiseen. Edullisimmat musteratkaisut pienyrityksen arkeen eivät tarkoita vain halvinta kasettia hyllyssä. Ne syntyvät siitä, että kasetti sopii varmasti laitteeseen, tulostusjälki vastaa käyttötarkoitusta ja mustetta on saatavilla silloin, kun työ ei voi odottaa.
Pienyrityksessä yksi loppunut mustekasetti voi keskeyttää yllättävän paljon. Lasku jää lähettämättä, tarjous tulostamatta tai asiakastapaamiseen tarvittavat paperit viimeistelemättä. Siksi tulostuskustannuksia kannattaa tarkastella kokonaisuutena: hankintahinnan lisäksi ratkaisevat riittoisuus, toimitusvarmuus, tulostimen käyttö sekä se, paljonko aikaa oikean tuotteen etsimiseen kuluu.
Edullisin kasetti ei ole aina halvin kappalehinnaltaan
Mustekasetteja vertaillessa katse pysähtyy helposti yksittäiseen hintalappuun. Käytännössä parempi mittari on kustannus tulostettua sivua kohden. Jos hieman kalliimpi kasetti tulostaa selvästi enemmän sivuja, se voi olla yritykselle edullisempi valinta kuin halpa, nopeasti tyhjenevä vaihtoehto.
Tarkista aina kasetin ilmoitettu sivumäärä ja vertaa sitä omaan käyttöön. Pienyrityksessä, jossa tulostetaan vain muutama asiakirja viikossa, tavallinen kapasiteetti voi olla järkevä. Jos tulostimella tehdään päivittäin laskuja, pakkauslistoja tai värillisiä esitteitä, suuren riittoisuuden XL-kasetti vähentää sekä sivukohtaista kustannusta että kesken työpäivän tehtäviä tilauksia.
Riittoisuusarviot perustuvat usein standardoituun testitulostukseen. Runsaasti kuvia, väripintoja tai tummia logoja sisältävä materiaali kuluttaa mustetta enemmän kuin tavallinen teksti. Siksi oman tulostusjäljen seuraaminen muutaman kuukauden ajan kertoo usein enemmän kuin pelkkä pakkauksen sivumäärä.
Alkuperäinen vai yhteensopiva mustekasetti?
Pienyrityksen ei tarvitse valita automaattisesti kalleinta vaihtoehtoa saadakseen toimivan tulostuksen. Alkuperäiset kasetit ovat tulostinvalmistajan omia tuotteita, kun taas yhteensopivat kasetit on valmistettu sopimaan tiettyihin tulostinmalleihin. Molemmissa on tilanteensa.
Alkuperäinen kasetti voi olla perusteltu esimerkiksi silloin, kun tulostetaan poikkeuksellisen vaativaa värimateriaalia, työssä noudatetaan tarkkoja asiakkaan tai alan laatuvaatimuksia tai laitteen valmistaja edellyttää tiettyä kulutustarviketta osana omaa palvelusopimustaan. Tavallisessa toimistokäytössä laadukas yhteensopiva kasetti on kuitenkin usein järkevä tapa pienentää kustannuksia huomattavasti.
Säästö ei ole hyödyksi, jos tuote ei tunnistu tulostimessa tai tulostusjälki ei vastaa odotuksia. Siksi kannattaa ostaa kasetit erikoisliikkeestä, joka ilmoittaa yhteensopivuuden selkeästi ja seisoo tuotteidensa takana. Helsingin Mustepalvelu tarjoaa yhteensopiville tuotteilleen toimivuus- ja tyytyväisyystakuun, joten valintaa ei tarvitse tehdä pelkän hinnan varassa.
Varmista yhteensopivuus ennen tilausta
Tulostimen mallinimi ei aina riitä, sillä samaan laitesarjaan voi kuulua useita kasettiversioita. Varmin tieto löytyy nykyisestä kasetista: etsi kasetin kyljestä tai etiketistä tuotenumero. Se voi olla esimerkiksi numero- ja kirjainyhdistelmä, joka kertoo täsmälleen oikean kasettisarjan.
Jos vanha kasetti ei ole käsillä, tarkista tulostimen tarkka mallinumero laitteen etupaneelista, asetuksista tai käyttöohjeesta. Epävarmassa tilanteessa kannattaa pyytää apua ennen tilaamista. Nopea varmistus säästää aikaa, palautusvaivaa ja turhia toimituskuluja.
Tulostin vaikuttaa kustannuksiin enemmän kuin moni arvioi
Jos yrityksessä käytetään edelleen vanhaa kuluttajaluokan tulostinta, säästöjä ei välttämättä löydy pelkästään kasettia vaihtamalla. Joissakin laitteissa muste on suhteessa kallista, kasettien riittoisuus pieni ja tulostusnopeus hidas. Tulostin voi olla hankintahinnaltaan edullinen, mutta sen käyttö maksaa vuosien aikana enemmän kuin paremmin yrityskäyttöön soveltuvan laitteen.
Ennen uuden tulostimen hankintaa arvioi todellinen tulostusmäärä. Vähäiseen mustavalkoiseen dokumenttitulostukseen laserlaite voi olla hyvä ratkaisu. Jos taas tulostat värejä, kuvia tai asiakasmateriaalia, mustesuihkutulostin voi tarjota paremman jäljen ja joustavammat materiaalivaihtoehdot. Ratkaisu riippuu myös siitä, seisooko laite välillä pitkään käyttämättömänä: harvoin käytettävä mustesuihkutulostin tarvitsee toisinaan tulostuspään huoltoa.
Kannattaa verrata ainakin neljää asiaa:
- kasettien tai värikasettien hinta ja riittoisuus
- laitteen sopivuus omaan kuukausittaiseen tulostusmäärään
- värillisen tulostuksen tarve ja vaadittu laatu
- saatavilla olevien yhteensopivien kulutustarvikkeiden valikoima
Pelkkä laitteen ostohinta kertoo kokonaisuudesta vain pienen osan. Hyvä tulostinvalinta tekee kasettien hankinnasta ennakoitavaa ja vähentää yllättäviä kuluja.
Pienennä kulutusta ilman että työ hidastuu
Tulostamista ei tarvitse vähentää vain säästämisen vuoksi. Moni pieni muutos vähentää musteen kulutusta ilman, että asiakirjojen käytettävyys kärsii. Sisäisiin luonnoksiin riittää usein mustavalkoinen tulostus ja tavallinen laatutila. Asiakkaalle lähtevään esitykseen, tarjoukseen tai värilliseen esitteeseen voi valita paremman laadun silloin, kun siitä on oikeasti hyötyä.
Vältä kokonaan väripintojen tulostamista asiakirjoissa, joissa väri ei palvele tarkoitusta. Tumma taustaväri kuluttaa paljon mustetta, ja samalla teksti voi olla paperilla vaikeampi lukea. Kevyt, selkeä taitto toimii useimmissa yritysasiakirjoissa paremmin kuin näyttävä mutta raskas grafiikka.
Myös tulostimen asetukset kannattaa tarkistaa. Oletusasetukseksi voi valita kaksipuolisen tulostuksen, mikä vähentää paperinkulutusta. Luonnostila soveltuu sisäiseen käyttöön, mutta sitä ei kannata käyttää asiakirjoissa, joissa pieni teksti, viivakoodit tai tarkat yksityiskohdat on luettava varmasti. Säästöasetuksen on tuettava työtä, ei aiheutettava virheitä tai uusintatulostuksia.
Oikea tilausrytmi ehkäisee kiireostokset
Kiireessä ostettu kasetti on usein kallis kasetti. Kun muste loppuu kesken työpäivän, yritys ei ehdi vertailla vaihtoehtoja tai varmistaa yhteensopivuutta rauhassa. Pahimmillaan työt keskeytyvät, kun odotetaan toimitusta tai haetaan väärää kasettia useammasta myymälästä.
Pidä vähintään yksi tärkein musta kasetti varalla, jos tulostus on yrityksen arjessa välttämätöntä. Värikasettien kohdalla varastointitarve riippuu käytöstä. Jos väritulostus on satunnaista, kaikkia värejä ei tarvitse välttämättä pitää useampaa kappaletta hyllyssä. Jos taas tulostat säännöllisesti värillisiä materiaaleja, varakasetti tuo työrauhaa.
Seuraa tilausrytmiä käytännöllisesti. Merkitse esimerkiksi kalenteriin, milloin kasetti vaihdettiin, tai tarkista tulostimen mustetasot kerran kuukaudessa. Kun tiedät suurin piirtein, kuinka kauan yksi kasetti kestää, voit tehdä tilauksen ajoissa ja hyödyntää normaaleja toimitusaikoja sen sijaan, että maksat kiireestä ajalla tai rahalla.
Älä hamstraa mustetta tarpeettomasti
Varasto on hyödyllinen vain kohtuullisena. Jos yrityksessä on useita tulostinmalleja tai laitteita vaihdetaan usein, suuri määrä kasetteja voi jäädä käyttämättä. Säilytä kasetit huoneenlämmössä, suojassa auringonvalolta ja alkuperäispakkauksissaan. Avaa pakkaus vasta, kun kasetti on tarkoitus asentaa.
Erityisesti pitkässä varastoinnissa kannattaa ostaa tarpeeseen sopiva määrä. Tasapaino löytyy, kun tulostus ei keskeydy musteen loppumiseen mutta rahaa ei myöskään sitoudu turhaan kaappiin unohtuviin tuotteisiin.
Huolto suojaa kasetteja ja tulostinta
Huono tulostusjälki ei aina tarkoita, että kasetti on tyhjä tai viallinen. Raidat, haaleat värit ja epätasainen teksti voivat johtua tukkeutuneista tulostuspäistä, etenkin jos mustesuihkutulostinta käytetään harvoin. Tulostimen oma puhdistus- tai kohdistustoiminto auttaa usein, mutta sitä ei kannata ajaa toistuvasti ilman syytä, koska huolto kuluttaa mustetta.
Tulosta silloin tällöin pieni testisivu, jos laite seisoo pitkiä jaksoja. Näin muste liikkuu järjestelmässä ja mahdolliset ongelmat huomataan ennen tärkeää tulostustyötä. Käytä myös tulostimelle tarkoitettua paperia ja pidä paperilokero kuivana. Kostea tai pölyinen paperi voi heikentää jälkeä ja lisätä paperitukoksia.
Jos tulostin ilmoittaa kasettiongelmasta heti asennuksen jälkeen, älä pakota kasettia paikalleen äläkä tee useita tarpeettomia puhdistuksia. Tarkista ensin, että suojateippi on poistettu, kasetti on oikeassa paikassa ja tuotenumero vastaa laitetta. Tarvittaessa asiantunteva asiakaspalvelu ratkaisee tilanteen yleensä nopeammin kuin arvailu.
Valitse ratkaisu työn mukaan
Edullisin tulostaminen ei tarkoita, että jokainen sivu tehdään halvimmilla mahdollisilla asetuksilla. Se tarkoittaa, että laskut, sopimukset ja sisäiset paperit tulostuvat luotettavasti ilman tarpeetonta kulua, kun taas asiakasmateriaaleihin käytetään laatua silloin, kun se tukee yrityksesi vaikutelmaa.
Aloita seuraavassa kasettitilauksessa yhdestä käytännön asiasta: tarkista tulostimen malli, arvioi oma tulostusmäärä ja valitse kasetti sen perusteella. Kun oikea tuote on löydetty ja tilausrytmi toimii, tulostin pysyy arjen apuvälineenä eikä muutu yllättäväksi kuluksi juuri kiireisimpänä päivänä.
