Tulostimen kasetti loppuu harvoin sopivalla hetkellä. Laskut pitäisi lähettää, sopimukset tulostaa tai asiakasmateriaalit saada mukaan tapaamiseen, mutta laite ilmoittaa musteen olevan vähissä. Siksi tämä yritysasiakkaan opas mustehankintoihin lähtee yhdestä käytännön asiasta: kasetteja ei kannata ostaa vasta silloin, kun tulostin pysähtyy.
Yrityksen mustehankinta on pieni mutta toistuva kustannus. Kun valinta tehdään pelkän laitteen näytölle ilmestyvän hälytyksen perusteella, päädytään helposti kiireostokseen, väärään kasettiin tai tarpeettoman kalliiseen vaihtoehtoon. Selkeä toimintatapa säästää rahaa, vähentää keskeytyksiä ja helpottaa arkea etenkin toimistoissa, joissa tulostin on usean henkilön yhteisessä käytössä.
Yritysasiakkaan opas mustehankintoihin alkaa tulostustarpeesta
Ensimmäinen kysymys ei ole, mikä kasetti on halvin, vaan mitä ja kuinka paljon tulostetaan. Muutama mustavalkoinen lasku viikossa, päivittäinen sopimus- ja raporttitulostus sekä värillisten esitteiden tekeminen ovat hyvin erilaisia käyttötapoja. Ne vaikuttavat siihen, kannattaako valita tavallinen vai suuren kapasiteetin kasetti, alkuperäinen vai yhteensopiva vaihtoehto ja kuinka paljon varastoa yrityksessä tarvitaan.
Tulostusmäärää voi arvioida yksinkertaisesti seuraamalla yhden tai kahden kuukauden ajan, kuinka usein kasetteja vaihdetaan. Samalla kannattaa erottaa mustavalkoinen ja värillinen tulostus. Monessa yrityksessä värikasetit kuluvat yllättävän nopeasti, koska tulostin käyttää niitä myös huolto- ja puhdistustoimintoihin. Jos väriä tarvitaan vain satunnaisesti, asetuksia kannattaa tarkistaa ja ohjata rutiinitulosteet harmaasävyiksi.
Tulostinmalli on yhtä olennainen tieto. Kasetin nimi ei aina kerro yhteensopivuutta riittävän tarkasti, sillä saman valmistajan laitteissa voi olla hyvin samankaltaisia malleja, joihin sopivat eri kasetit. Varmista aina tulostimen tarkka mallinumero tai nykyisen kasetin koodi. Tämä pieni tarkistus ehkäisee yleisimmän virheoston.
Älä vertaile vain kasetin hintalappua
Edullisin yksittäinen kasetti ei välttämättä ole yritykselle edullisin valinta. Vertailussa kannattaa huomioida sivutuotto eli arvio siitä, kuinka monta sivua kasetilla voi tulostaa. Suuren kapasiteetin XL- tai high yield -kasetti maksaa yleensä enemmän kerralla, mutta yhden tulostetun sivun kustannus voi jäädä selvästi tavallista kasettia pienemmäksi.
Sivutuotto ei silti ole tarkka lupaus omasta käytöstä. Valmistajien ilmoitukset perustuvat vakioituun testitulostukseen, kun taas käytännössä sivujen peittävyys vaihtelee. Tiheä värillinen grafiikka, valokuvat ja suuret logot kuluttavat mustetta enemmän kuin kevyt tekstiasiakirja. Siksi sivutuotto sopii parhaiten eri kasettien keskinäiseen vertailuun, ei tarkaksi kulutusennusteeksi.
Yrityksen kannattaa laskea kokonaiskustannusta myös työn näkökulmasta. Jos halpa hankinta aiheuttaa epävarmuutta, ylimääräisiä tilauksia tai tulostuskatkon, säästö voi kadota nopeasti. Sopiva kasetti, selkeä toimitusaika ja mahdollisuus saada apua ovat osa hankinnan todellista arvoa.
Alkuperäinen vai yhteensopiva mustekasetti?
Alkuperäiskasetti on tulostinvalmistajan oma tuote. Se voi olla perusteltu valinta esimerkiksi silloin, kun tulostetaan erittäin vaativia väritöitä, työnkulku on tarkasti standardoitu tai organisaation omat hankintaohjeet sitä edellyttävät.
Laadukas yhteensopiva kasetti on usein järkevä vaihtoehto tavalliseen toimisto- ja asiakirjatulostukseen. Säästö voi olla merkittävä verrattuna alkuperäiseen kasettiin, mutta tuotteen laadussa, siruyhteensopivuudessa ja toimivuudessa ei kannata tehdä kompromissia. Hyvä myyjä kertoo selkeästi, mihin malleihin kasetti sopii, ja seisoo tuotteen takana, jos ongelmia ilmenee.
Valinta riippuu siis käyttötarkoituksesta. Kun tärkeintä on kustannustehokas laskujen, tilausvahvistusten, raporttien ja sisäisten materiaalien tulostus, yhteensopiva vaihtoehto voi pienentää kulua tuntuvasti. Jos taas tuloste on suoraan asiakkaalle lähtevä värikriittinen näyttötyö, alkuperäiskasetti tai erikseen testattu vaihtoehto voi tuoda tarvittavaa varmuutta.
Vähennä kiiretilauksia pienellä varastolla
Useimmille pienyrityksille ja toimistoille sopii käytännöllinen periaate: pidä vähintään yksi käytetyin musta kasetti varalla. Jos tulostimessa käytetään erillisiä värikasetteja ja väritulostus on tärkeää, myös keskeisistä väreistä kannattaa olla vara. Näin työnteko ei pysähdy yhden kasetin loppumiseen.
Liian suurta varastoa ei kuitenkaan kannata kerätä. Kasetit säilyvät parhaiten avaamattomina, kuivassa ja tasalämpöisessä paikassa, suojassa suoralta auringonvalolta. Jos yrityksellä on useita tulostimia tai laitekantaa vaihdetaan, hyllyyn unohtuneet kasetit voivat jäädä tarpeettomiksi. Pieni, kulutukseen perustuva varasto on yleensä turvallisin ratkaisu.
Nimeä yksi henkilö tai rooli seuraamaan tilaustarvetta. Tämä ei tarkoita raskasta hallintoa. Usein riittää, että kasetin vaihdon yhteydessä tehdään merkintä yhteiseen listaan tai tilaus lähetetään heti, kun varakasetti otetaan käyttöön. Tärkeää on, että vastuu ei jää epäselväksi.
Tee tilaamisesta toistettava prosessi
Mustehankinnan pitäisi olla helppo rutiini, ei joka kerta alusta aloitettava selvitys. Tallenna käytössä olevien tulostimien mallinumerot ja niihin sopivien kasettien koodit yrityksen yhteiseen paikkaan. Lisää mukaan tieto siitä, käytetäänkö tavallista vai suuren kapasiteetin kasettia sekä kuka voi hyväksyä tilauksen.
Jos toimistolla on useita laitteita, tulostimet kannattaa nimetä selkeästi esimerkiksi sijainnin tai käyttötarkoituksen mukaan. Kun työntekijä ilmoittaa, että neuvotteluhuoneen tulostimesta loppuu muste, oikea kasetti löytyy nopeammin kuin pelkällä laitteen valmistajalla tai värillä.
Toimitustapa kannattaa sovittaa tilanteeseen. Säännöllisessä käytössä ennakoitu tilaus ja toimitus työpaikalle ovat vaivattomia. Helsingin seudulla noutomahdollisuus voi olla paras ratkaisu silloin, kun kasetti tarvitaan saman työpäivän aikana. Helsingin Mustepalvelu palvelee yrityksiä sekä verkkokaupan että Helsingin myymälän kautta, joten oikean tuotteen varmistamiseen saa tarvittaessa henkilökohtaista apua.
Laskutus ja tilausoikeudet selkeiksi
Yritysasiakkaalle laskutus voi helpottaa ostamista, kun pieniä hankintoja ei tarvitse maksaa työntekijän omalla kortilla tai käsitellä jälkikäteen kululaskuna. Samalla on hyvä sopia, kenellä on tilausoikeus ja mitä tietoja tilaukseen tarvitaan. Y-tunnus, toimitusosoite, laskutusosoite ja yhteyshenkilö kannattaa pitää ajan tasalla.
Jos kasetteja hankitaan usealle toimipisteelle, tilauskohtainen toimitusosoitteen tarkistus ehkäisee turhat viiveet. Näissä hankinnoissa yksityiskohdat ratkaisevat: oikea tuote oikeaan paikkaan on paljon arvokkaampi kuin muutaman euron säästö epäselvästä tilauksesta.
Tunnista ongelmat ennen kuin ne keskeyttävät työn
Tulostin voi ilmoittaa kasetin loppumisesta jo ennen kuin tulostuslaatu näkyvästi heikkenee. Ilmoitukseen kannattaa reagoida tilaamalla uusi kasetti, mutta käytössä olevan kasetin voi monesti käyttää loppuun asti tulostimen ohjeiden mukaisesti. Älä ravista tai avaa kasettia tarpeettomasti, sillä se voi sotkea tulostusta tai vahingoittaa tuotetta.
Jos uusi kasetti ei tulostu oikein, tarkista ensin rauhassa kolme asiaa: onko kasetti varmasti oikea malli, onko kaikki suojateippi poistettu ja onko kasetti asetettu kunnolla paikalleen. Tulostuspään puhdistus voi auttaa viivoihin tai haaleaan jälkeen, mutta sitä ei pidä käyttää toistuvasti ilman syytä, koska puhdistus kuluttaa mustetta.
Kun ongelma ei ratkea perustoimilla, apua kannattaa pyytää ennen kuin tilaa uuden tuotteen summassa. Luotettava asiakaspalvelu ja toimivuustakuu ovat erityisen hyödyllisiä yritykselle, jossa tulostimella on arkityössä selkeä rooli.
Seuraavan kasetin kohdalla kannattaa tehdä yksi pieni päätös: kirjaa ylös tulostinmalli, valitse käyttöösi sopiva kasettikoko ja tilaa varakappale ennen kuin nykyinen loppuu. Kun nämä kolme asiaa ovat kunnossa, mustehankinta pysyy hallinnassa eikä kiire pääse määräämään hintaa tai valintaa.
