Tulostamisen kulut eivät synny vain silloin, kun muste loppuu. Kustannuksia kertyy myös liian kalliista kasettivalinnoista, turhaan tulostetuista sivuista, vääristä asetuksista ja siitä, että laitetta huolletaan vasta ongelmien ilmetessä. Parhaat keinot vähentää tulostuskuluja ovat yleensä arkisia valintoja, jotka eivät heikennä tulostuslaatua tai tee työstä hankalampaa.
Kuluttajalle säästö voi tarkoittaa kymmeniä euroja vuodessa. Pienyrityksessä tai toimistossa vaikutus voi olla huomattavasti suurempi, kun jokainen tulostettu lasku, sopimus ja väriesite lasketaan mukaan. Oleellista on tarkastella kokonaisuutta: kasetin ostohintaa, sivukohtaista kustannusta, tulostimen käyttötapaa ja sitä, mitä todella tarvitsee tulostaa.
Parhaat keinot vähentää tulostuskuluja alkavat kasettivalinnasta
Moni vertailee vain mustekasetin tai värikasetin hintalappua. Se on ymmärrettävää, mutta pelkkä ostohinta ei vielä kerro, mikä vaihtoehto on edullisin. Ratkaisevaa on myös kasetin riittoisuus eli arvioitu sivumäärä. Halpa pienikokoinen kasetti voi tulla pitkällä aikavälillä kalliimmaksi kuin hieman arvokkaampi XL- tai suurkapasiteettinen vaihtoehto.
Jos tulostat säännöllisesti, riittoisampi kasetti on usein järkevä valinta. Se vähentää myös vaihtokertoja ja riskiä, että muste loppuu kesken kiireisen työpäivän. Satunnaiselle tulostajalle tavallinen kasetti voi silti sopia paremmin, etenkin jos tulostin seisoo pitkiä aikoja. Tällöin tärkeintä on hankkia juuri omaan tulostinmalliin sopiva tuote ja välttää varastointia, jolle ei ole käyttöä.
Yhteensopivat muste- ja värikasetit voivat pienentää kustannuksia merkittävästi verrattuna valmistajan alkuperäisiin kasetteihin. Laadukkaasti valmistettu yhteensopiva kasetti on käytännöllinen vaihtoehto, kun haluat hyvän tulostusjäljen ilman alkuperäiskasetin korkeaa hintaa. Valintaan kannattaa kuitenkin suhtautua huolellisesti: varmista tulostimen tarkka malli ja kasetin tuotenumero ennen tilausta.
Helsingin Mustepalvelussa oikean kasetin valintaan saa tarvittaessa henkilökohtaista apua. Se säästää rahaa erityisesti silloin, kun tulostinmalli, kasettisarja tai XL-version sopivuus mietityttää. Väärän tuotteen tilaaminen on pieni mutta täysin vältettävissä oleva lisäkulu.
Laske sivukohtainen hinta, älä pelkkää pakettihintaa
Sivukohtainen kustannus kertoo paremmin, mitä tulostaminen todella maksaa. Saat karkean arvion jakamalla kasetin hinnan sen ilmoitetulla sivumäärällä. Esimerkiksi 30 euron kasetti, jolla tulostuu noin 1 500 sivua, maksaa noin kaksi senttiä sivua kohden. Jos 20 euron kasetti riittää vain 400 sivuun, sivukohtainen hinta on jo viisi senttiä.
Ilmoitettu sivumäärä perustuu yleensä vakiomuotoiseen testitulostukseen, joten oma käyttö voi poiketa siitä. Valokuvien, väripintojen, suurten logojen ja tiheiden esitysmateriaalien tulostaminen kuluttaa mustetta enemmän kuin tavallinen tekstisivu. Vertailu on silti hyödyllinen, koska se paljastaa nopeasti, onko halvin paketti oikeasti edullisin.
Säädä tulostusasetukset käyttötarkoituksen mukaan
Kaikki asiakirjat eivät tarvitse parasta mahdollista tulostuslaatua. Luonnokset, sisäiset muistiinpanot, työlistat ja oikolukukappaleet voi yleensä tulostaa luonnos- tai säästötilassa. Mustetta kuluu vähemmän, ja tulostus valmistuu usein nopeammin.
Asiakirjoihin, tarjouksiin, sopimuksiin ja viralliseen käyttöön kannattaa valita asetukset tilanteen mukaan. Mustavalkoinen teksti ei tarvitse väritulostusta, vaikka tulostimessa olisi värikasetit. Tarkista myös, ettei tulostusasetuksiin ole jäänyt vahingossa korkeaa laatua tai valokuvatulostuksen paperityyppiä. Ne voivat lisätä musteen kulutusta huomaamatta.
Kaksipuolinen tulostus ei vähennä mustekulutusta suoraan, mutta se pienentää paperikuluja ja vähentää säilytettävän materiaalin määrää. Toimistoissa automaattinen kaksipuolinen tulostus kannattaa ottaa oletusasetukseksi, jos laite sen mahdollistaa. Yksipuolinen tulostus on perusteltua silloin, kun asiakirjaa pitää täyttää käsin, skannata tai käyttää esittelymateriaalina.
Esikatselu ennen tulostusta on pieni tapa, jolla voi välttää yllättävän monta virhesivua. Tarkista sivumäärä, tyhjät sivut, taulukoiden katkeaminen ja se, tulostuuko vain tarvitsemasi alue. Erityisesti verkkosivuilta tulostettaessa kannattaa poistaa tarpeettomat mainokset, kuvat ja sivupalkit tulostusnäkymästä.
Vähennä turhia tulosteita ilman että työ hidastuu
Tulostuskuluja ei tarvitse pienentää siten, että kaikki paperi kielletään. Parempi tapa on sopia, milloin tulosteesta on todellista hyötyä. Paperinen sopimus, työohje tuotantotilassa tai asiakkaalle annettava asiakirja on usein tarpeellinen. Sen sijaan sisäiset luonnokset, sähköpostit ja kokousmateriaalit voidaan monesti lukea näytöltä tai jakaa digitaalisesti.
Pienyrityksessäkin kannattaa nimetä selkeä käytäntö esimerkiksi laskujen, toimitusasiakirjojen ja kokousmateriaalien tulostamiseen. Kun tulostimen vieressä ei tarvitse tehdä päätöstä joka kerta uudelleen, säästäminen ei tunnu hankalalta rajoitukselta. Samalla vähenevät paperin, kansioiden ja arkistoinnin kulut.
Jos tulostinta käyttää useampi henkilö, oletusasetukset ovat tehokkaampi keino kuin pelkkä muistutus säästämisestä. Mustavalkotulostus, kaksipuolisuus ja normaalilaatu voidaan asettaa tavallisiksi valinnoiksi. Värillinen tai korkealaatuinen tulostus valitaan erikseen silloin, kun sille on selkeä tarve.
Valitse tulostustekniikka oman käytön perusteella
Tulostimen hankintahinta voi johtaa harhaan. Edullinen laite ei välttämättä ole edullinen käyttää, jos sen kasetit ovat pieniä ja kalliita. Ennen uuden tulostimen ostamista kannattaa arvioida, tulostatko pääasiassa tekstiä, paljonko väriä tarvitset ja kuinka monta sivua kuukaudessa syntyy.
Mustesuihkutulostin sopii usein kotiin, pieneen toimistoon ja käyttöön, jossa tarvitaan myös värejä tai kuvia. Lasertulostin voi olla taloudellinen vaihtoehto, kun tulostetaan paljon mustavalkoista tekstiä. Jos väritulosteita tarvitaan vain satunnaisesti, ei välttämättä kannata hankkia väritulostinta vain varmuuden vuoksi.
Myös käyttötiheys vaikuttaa. Mustesuihkutulostin hyötyy säännöllisestä käytöstä, koska pitkät seisokit voivat kuivattaa tulostuspäätä. Jos tulostat vain muutaman sivun kuukaudessa, tulostimen ylläpitoon ja puhdistuksiin voi kulua yllättävän paljon mustetta. Tällöin pieni testitulostus silloin tällöin voi olla edullisempi kuin kuivuneiden kasettien tai tukkeutuneen tulostuspään korjaaminen.
Huolla tulostinta oikealla tavalla
Tulostin ei tarvitse jatkuvaa puhdistamista, mutta se tarvitsee oikeanlaista käyttöä. Käytä laitteen omaa tulostuspään puhdistustoimintoa vain silloin, kun tulostusjäljessä näkyy raitoja, puuttuvia värejä tai muita selviä ongelmia. Toistuvat puhdistuskerrat kuluttavat mustetta, joten niitä ei kannata tehdä varmuuden vuoksi.
Säilytä varakasetit kuivassa, huoneenlämpöisessä paikassa ja pidä ne suljettuina pakkauksessaan käyttöönottoon asti. Älä irrota käytössä olevaa kasettia tarpeettomasti, sillä altistuminen ilmalle voi heikentää sen toimintaa. Kun vaihdat kasetin, noudata tulostimen ohjeita ja varmista, että kasetti asettuu paikalleen kunnolla.
Paperin laadulla on myös merkitystä. Erittäin pölyävä tai kosteutta kerännyt paperi voi aiheuttaa syöttöhäiriöitä, tahroja ja uusintatulostuksia. Tavalliseen asiakirjakäyttöön sopiva toimistopaperi on usein kustannustehokkain valinta. Valokuvapaperia ja erikoispapereita kannattaa käyttää vain silloin, kun lopputuloksen pitää aidosti kestää lähempää tarkastelua.
Milloin säästäminen ei kannata?
Kaikkea ei pidä tulostaa säästöasetuksilla. Jos asiakirja annetaan asiakkaalle, liitetään hakemukseen tai käytetään myyntimateriaalina, heikko jälki voi maksaa enemmän kuin säästetty muste. Sama koskee arkistoitavia asiakirjoja, joissa tekstin ja merkintöjen on säilyttävä luettavina.
Säästö kannattaa kohdistaa rutiineihin, ei työn lopputulokseen. Kun kasetti on oikea ja riittoisa, asetukset vastaavat käyttötarkoitusta ja tulostin pysyy kunnossa, jokainen tulostettu sivu maksaa vähemmän ilman että joudut tinkimään toimivuudesta. Seuraavan kerran kasetin lähestyessä loppuaan kannattaa tarkistaa tulostinmalli valmiiksi ja valita ratkaisu, joka palvelee omaa käyttöä vielä pitkään.
