Tulostaminen käy kalliiksi harvoin yhdestä suuresta virheestä. Kulut kasvavat vähitellen: ostetaan kiireessä kallis kasetti, tulostetaan tarpeettomia sivuja värillisenä ja vaihdetaan tulostin, vaikka ongelma olisi ollut korjattavissa. Näillä 5 vinkillä edulliseen tulostamiseen saat kustannukset paremmin hallintaan ilman, että joudut tinkimään luettavuudesta, työn sujuvuudesta tai luotettavuudesta.
5 vinkkiä edulliseen tulostamiseen käytännössä
1. Valitse tulostimeesi sopiva kasetti hinnan lisäksi käytön mukaan
Mustekasetti on yleensä suurin yksittäinen tulostuskulu. Siksi pelkkä pakkauksen hinta ei vielä kerro, mikä vaihtoehto on edullisin. Oleellista on vertailla kasetin riittoisuutta, eli arvioitua tulostettavien sivujen määrää. Pieni ja halpa kasetti voi tulla sivua kohden kalliimmaksi kuin suuremman riittoisuuden vaihtoehto.
Jos tulostat säännöllisesti laskuja, koulumateriaaleja, sopimuksia tai lähetyslistoja, suuremman riittoisuuden kasetti on usein järkevä valinta. Satunnaisessa kotikäytössä taas tavallinen kasetti voi riittää hyvin, etenkin jos et halua sitoa rahaa useaan varakasettiin kerralla. Tärkeintä on valita kasetti tulostimen tarkan mallin mukaan. Samannäköinen tai lähes samalla nimellä myytävä kasetti ei välttämättä sovi laitteeseesi.
Yhteensopiva kasetti voi tuoda merkittävän säästön verrattuna alkuperäiseen vaihtoehtoon. Laadukkaasti valmistettu, tulostinmalliin sopiva yhteensopiva kasetti on käytännöllinen vaihtoehto niin kotitulostajalle kuin pienelle toimistollekin. Valinnassa kannattaa kuitenkin suosia myyjää, joka kertoo yhteensopivuuden selkeästi ja antaa tuotteilleen toimivuustakuun. Halvin vaihtoehto ei ole edullinen, jos kasetti ei toimi tai sen selvittämiseen kuluu työaikaa.
2. Tee tulostusasetuksista oletuksena säästävät
Moni tulostaa tavalliset tekstiasiakirjat samoilla asetuksilla kuin valokuvat tai esitysmateriaalit. Se kuluttaa mustetta enemmän kuin on tarpeen. Kun kyseessä on luonnos, sisäinen muistio, resepti, verkkopankin kuitti tai omaan käyttöön tuleva asiakirja, tavallinen tai vedostila riittää useimmiten hyvin.
Asetuksista kannattaa tarkistaa erityisesti tulostuslaatu, väritulostus ja kaksipuolisuus. Vedos- tai säästötila käyttää tavallisesti vähemmän mustetta, vaikka jälki ei ole aivan yhtä tumma kuin parhaalla laadulla. Mustavalkotulostus säästää värikasetteja, ja kaksipuolinen tulostus puolittaa paperinkulutuksen monissa asiakirjoissa.
Kaikkea ei silti kannata tulostaa säästöasetuksilla. Asiakkaalle lähtevät tarjoukset, tärkeät sopimukset, viralliset asiakirjat ja kuvat tarvitsevat usein tarkemman tulostusjäljen. Hyvä käytäntö on tehdä säästötilasta oletusasetus ja vaihtaa laatua vain silloin, kun asiakirjan käyttötarkoitus sitä aidosti vaatii. Näin säästö syntyy automaattisesti tavallisessa arjessa.
3. Tulosta vain se, mitä todella tarvitset
Yllättävän suuri osa tulostushukasta syntyy esikatselun puutteesta. Verkkosivulta tulostuu ylimääräisiä sivuja, sähköpostiketju venyy tarpeettoman pitkäksi tai asiakirjaan jää mukaan tyhjiä sivuja. Ennen tulostamista kannattaa katsoa esikatselusta sivumäärä, marginaalit ja se, mahtuuko sisältö yhdelle sivulle järkevästi.
Erityisesti verkkosivuja tulostettaessa kannattaa valita vain tarvittavat sivut. Jos tarvitset esimerkiksi tilausvahvistuksesta yhden kohdan tai ohjeesta kaksi sivua, koko sivustoa ei tarvitse lähettää tulostimeen. Myös sähköpostista voi tulostaa vain olennaisen viestin ilman pitkää vastaushistoriaa.
Paperia voi säästää myös tulostamalla kaksi sivua yhdelle arkille silloin, kun teksti on omaan käyttöön eikä vaadi suurta fonttikokoa. Tämä sopii esimerkiksi opiskelumuistiinpanoihin, kokousmateriaaleihin ja ohjeisiin. Pientä tekstiä ei kuitenkaan kannata käyttää, jos asiakirjaa luetaan paljon, annetaan asiakkaalle tai sen pitää olla helposti saavutettava. Paperisäästö ei saa heikentää käytettävyyttä.
4. Huolla tulostinta, jotta muste ei mene hukkaan
Tulostimen ylläpito vaikuttaa suoraan siihen, kuinka paljon mustetta kuluu. Jos tulostin seisoo kuukausia käyttämättä, muste voi kuivua tulostuspäähän. Tämän jälkeen laite tekee useita puhdistusajoja, jotka kuluttavat mustetta ilman varsinaista tulostetta. Pahimmillaan tukkeutunut tulostuspää aiheuttaa raidallista jälkeä ja tarpeettomia kasetin vaihtoja.
Jos käytät mustesuihkutulostinta vain satunnaisesti, tulosta pieni testisivu tai muutama tekstirivi säännöllisin väliajoin. Näin muste pysyy paremmin liikkeessä. Tulostin kannattaa myös sammuttaa laitteen omasta virtapainikkeesta, ei katkaisemalla virtaa jatkojohdosta. Monet laitteet suojaavat tulostuspäätä oikein vasta normaalin sammutustoiminnon jälkeen.
Kun tulostusjälki heikkenee, älä osta heti uutta kasettia. Tarkista ensin, onko kasetissa vielä mustetta ja tarvitseeko tulostuspää puhdistuksen. Tee puhdistusajo maltillisesti, sillä toistuvat puhdistukset kuluttavat mustetta. Jos yksi puhdistus ei auta, tutki tulostimen ohjeista, onko käytettävissä kohdistus tai suuttimien tarkistus. Oikea toimenpide voi palauttaa tulostuslaadun ja pidentää kasetin käyttöaikaa.
5. Suunnittele ostot ja pidä oikeaa varakasettia saatavilla
Kiireostokset ovat usein kalleimpia. Kun kasetti loppuu kesken työpäivän, valinta tehdään helposti sen perusteella, mikä tuote löytyy lähimmästä liikkeestä heti. Ennakoimalla voit vertailla vaihtoehtoja rauhassa ja tilata juuri omaan tulostimeesi sopivan kasetin.
Pidä käytössäsi yksi varakasetti, jos tulostin on tärkeä työssä, opinnoissa tai yrityksen arjessa. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos tulostat laskuja, pakkausasiakirjoja, asiakasmateriaaleja tai koulutehtäviä määräaikaan mennessä. Varastoa ei kuitenkaan tarvitse kasvattaa liian suureksi. Musteella ja kaseteilla on säilyvyyteen liittyviä suosituksia, joten usean vuoden tarpeen ostaminen kerralla ei aina ole järkevää.
Pienyrityksessä tulostuskulujen seuranta kannattaa tehdä yksinkertaisesti. Kirjaa esimerkiksi muutaman kuukauden ajan, kuinka usein kasetteja tilataan, mitä tulostetaan värillisenä ja paljonko paperia kuluu. Jo tämä kertoo, kannattaako siirtyä suurempaan kasettikokoon, muuttaa oletusasetuksia tai hankkia käyttötarkoitukseen paremmin sopiva tulostin. Edullinen tulostaminen ei aina tarkoita halvinta laitetta, vaan toimivaa kokonaisuutta, jossa kasetit ovat saatavilla ja käyttökustannukset pysyvät ennakoitavina.
Kun kasetin valinta mietityttää, kysy ennen tilaamista
Tulostimen merkki ei yksin riitä oikean kasetin löytämiseen. Tarvitset yleensä laitteen tarkan mallin tai nykyisen kasetin mallinumeron. Ne löytyvät useimmiten tulostimen etuosasta, takaa, laitteen asetuksista tai vanhan kasetin etiketistä. Kun tiedot ovat valmiina, yhteensopivuus voidaan tarkistaa nopeasti.
Jos et ole varma alkuperäisen ja yhteensopivan kasetin erosta, kannattaa kertoa myös, mihin tulostinta käytät. Valokuvat, arkistointia vaativat asiakirjat ja satunnaiset tekstiprintit voivat edellyttää eri valintaa. Helsingin Mustepalvelussa henkilökohtainen asiakaspalvelu auttaa valitsemaan oikean kasetin ilman arvailua, ja tuotteilla on toimivuustakuu.
Pienikin muutos voi näkyä vuodessa selvästi: oikea kasettikoko, harkittu tulostuslaatu ja ennakoitu täydennystilaus vähentävät kuluja joka kerta, kun painat tulosta.
