Kun tarjous, sopimus tai lasku odottaa tulostusta, väärä kasetti tai loppunut muste ei ole pieni harmi. Se keskeyttää työn ja vie aikaa, joka kuuluisi asiakkaiden palvelemiseen. Tämä opas yrityksen mustehankintaan auttaa rakentamaan hankintatavan, jossa kasetit ovat varmasti yhteensopivia, tulostuskulut pysyvät hallinnassa ja täydennystilaus hoituu ilman turhaa selvittelyä.
Pienessä yrityksessä tulostaminen jää helposti muiden hankintojen varjoon. Mustetta ostetaan vasta, kun tulostin ilmoittaa kasetin olevan lopussa. Toimistossa taas useampi laite, eri tulostinmallit ja vaihteleva käyttö tekevät tilanteesta nopeasti epäselvän. Hyvä käytäntö ei vaadi raskasta hankintajärjestelmää, vaan muutaman selkeän päätöksen.
Miksi mustehankintaa kannattaa suunnitella?
Mustekasetin ostohinta on vain yksi osa kustannusta. Jos toimistolla on väärä kasetti, tulostin seisoo ja työntekijä käyttää aikaa mallinumeron selvittämiseen tai kiireellisen tilauksen tekemiseen. Jos taas kasetteja varastoidaan liikaa, rahaa sitoutuu tuotteisiin, joita ei välttämättä ehditä käyttää ennen tulostinmallin vaihtumista.
Suunnitelmallisuus auttaa myös vertailemaan tuotteita oikein. Halvin yksittäinen kasetti ei aina ole edullisin vaihtoehto, jos sen sivutuotto on pieni. Vastaavasti suurkapasiteettinen kasetti voi olla järkevä, kun tulostusmäärät ovat tasaisia ja suuria, mutta satunnaisesti tulostavalle työpisteelle tavallinen kasetti voi riittää hyvin.
Tavoite on yksinkertainen: oikea kasetti oikeaan laitteeseen silloin, kun sitä tarvitaan. Kun tämä toteutuu, hankinta säästää sekä rahaa että työaikaa.
Opas yrityksen mustehankintaan alkaa tulostimista
Ensimmäinen vaihe on kirjata käytössä olevat tulostimet ja niiden tarkat mallit. Pelkkä tieto laitteen merkistä ei riitä, sillä saman valmistajan laitteissa voi olla eri kasettisarjat. Tulostimen mallinumero löytyy yleensä laitteen etuosasta, takaa tai asetuksista. Myös vanhan kasetin kyljessä oleva kasettinumero on hyödyllinen tieto.
Pidä tiedot yhdessä helposti löydettävässä paikassa. Yksinkertainen taulukko riittää: tulostimen sijainti, laitteen malli, tarvittavat musteiden värit, kasettinumerot ja arvioitu käyttömäärä. Kun vastuuhenkilö vaihtuu tai tilaus tehdään kiireessä, oikea tieto löytyy heti.
Selvitä, mitä ja kuinka paljon todella tulostetaan
Tulostusmäärää ei tarvitse arvioida sivun tarkkuudella. Riittää, että tunnistetaan käyttöprofiili. Tulostetaanko pääasiassa mustavalkoisia laskuja, värillisiä myyntiesityksiä, tarroja vai valokuvia? Käytetäänkö laitetta päivittäin vai vain muutaman kerran kuukaudessa?
Mustavalkopainotteisessa käytössä musta kasetti kuluu yleensä muita värejä nopeammin. Värilasertulostimissa myös muut värit voivat kulua, vaikka asiakirjat näyttäisivät pääosin mustilta, koska laite käyttää värejä tulostuslaadun ylläpitoon. Valokuvat ja graafiset materiaalit puolestaan vaativat enemmän värimustetta kuin tavalliset tekstisivut.
Kun käyttö tunnetaan, varastoa ei tarvitse täyttää arvauksella. Voit esimerkiksi pitää aktiivisessa käytössä olevan laitteen jokaista tarvittavaa kasettia varten yhden varakasetin. Vilkkaasti tulostavassa toimistossa varataso voi olla suurempi. Ratkaisu riippuu toimitusajasta, laitteen kriittisyydestä ja siitä, voiko työtä tarvittaessa tulostaa toisella laitteella.
Alkuperäinen, yhteensopiva vai uudelleenvalmistettu kasetti?
Kasettityyppiä valittaessa tärkeintä on sopivuus omaan käyttötarkoitukseen. Alkuperäiskasetti on tulostinvalmistajan oma tuote. Se on monelle tuttu ja turvallinen vaihtoehto, mutta sen hinta voi nostaa tulostamisen kustannuksia merkittävästi.
Yhteensopiva kasetti on uusi kasetti, joka on valmistettu toimimaan tietyn tulostinmallin kanssa. Uudelleenvalmistettu kasetti taas on kunnostettu, testattu ja täytetty uudelleen. Molemmat voivat olla yritykselle järkeviä vaihtoehtoja, kun ne hankitaan luotettavalta myyjältä ja niiden yhteensopivuus on tarkistettu.
Valinta riippuu myös tulostusjäljen vaatimuksista. Tavallisiin toimistoasiakirjoihin, laskuihin, lomakkeisiin ja sisäisiin materiaaleihin laadukas yhteensopiva tai uudelleenvalmistettu kasetti on usein kustannustehokas ratkaisu. Jos tuloste on poikkeuksellisen värikriittinen, kuten asiakkaalle lähtevä korkealaatuinen kuvamateriaali, alkuperäiskasetin käyttö voi olla perusteltua. Tässäkin kannattaa testata käytännössä oman laitteen ja paperin yhdistelmä.
Pelkkä alhainen hinta ei ole hyvä valintaperuste. Tarkista aina, että tuotteella on toimivuustakuu ja että saat apua mahdollisessa ongelmatilanteessa. Kasetin pitää säästää kustannuksia, ei synnyttää lisää selvitystyötä.
Laske kustannusta sivua kohti, älä vain kasetin hintaa
Tulostuskuluja kannattaa tarkastella sivutuoton kautta. Sivutuotto kertoo arvion siitä, kuinka monta standardin mukaista sivua kasetilla voi tulostaa. Se ei ole lupaus omasta tarkasta tulostusmäärästä, sillä paljon väriä sisältävä sivu kuluttaa mustetta enemmän kuin tavallinen tekstiasiakirja. Silti luku antaa hyvän pohjan vertailulle.
Jos edullisempi kasetti maksaa vähemmän ja sen sivutuotto on samantasoinen kuin kalliimmassa vaihtoehdossa, säästö näkyy suoraan. Jos taas halpa kasetti loppuu hyvin nopeasti, todellinen sivukohtainen kustannus voi olla korkea. Suurkapasiteettiset XL- tai vastaavat kasetit ovat usein järkeviä laitteissa, joilla tulostetaan säännöllisesti paljon.
Muista huomioida myös paperi ja tulostustavat. Kaksipuolinen tulostus pienentää paperinkulutusta, ja luonnostila sopii moniin sisäisiin asiakirjoihin. Asiakkaalle lähtevissä materiaaleissa kannattaa valita asetukset tulostusjäljen tarpeen mukaan. Kaikkea ei tarvitse tulostaa parhaalla mahdollisella laadulla.
Tee tilaamisesta ennakoitavaa
Hyvä mustehankinta ei tarkoita sitä, että kaapissa on suuri määrä kasetteja. Se tarkoittaa, että tilaaminen käynnistyy riittävän aikaisin. Käytännössä toimiva tapa on sopia vastuuhenkilö tai vähintään toimintamalli: kun varakasetti otetaan käyttöön, uusi kasetti tilataan samalla.
Jos käytössä on useita tulostimia, ryhmittele tilaukset mahdollisuuksien mukaan. Samalla kertaa tehty täydennystilaus vähentää käsittelyä ja helpottaa laskujen hallintaa. Yritykselle laskutusmahdollisuus voi tehdä toistuvista hankinnoista sujuvampia, etenkin silloin kun tilaaja ja hyväksyjä ovat eri henkilöitä.
Tilausrutiini kannattaa pitää yksinkertaisena. Kun tulostinmallit ja kasettinumerot ovat tiedossa, oikean tuotteen voi hakea suoraan mallinumerolla. Jos yhteensopivuus epäilyttää, on parempi varmistaa asia ennen tilausta kuin avata väärä pakkaus kiireessä.
Vähennä riskejä säilytyksellä ja laitehuollolla
Mustekasetteja tulee säilyttää kuivassa, huoneenlämpöisessä paikassa ja alkuperäispakkauksessaan siihen asti, että ne otetaan käyttöön. Älä jätä kasetteja suoraan auringonvaloon tai paikkaan, jossa lämpötila vaihtelee voimakkaasti. Varastossa kannattaa käyttää vanhimmat tuotteet ensin.
Mustesuihkutulostinta ei kannata pitää kuukausia täysin käyttämättömänä, sillä tulostuspäät voivat kuivua. Kevyt testitulostus silloin tällöin auttaa pitämään laitteen toimintakunnossa. Jos tulosteessa näkyy raitoja tai värit puuttuvat, aloita tulostimen omalla puhdistusohjelmalla. Toistuvaa puhdistusta ei kuitenkaan kannata tehdä tarpeettomasti, koska se kuluttaa mustetta.
Lasertulostimissa kannattaa seurata myös muita kulutusosia. Värikasetin lisäksi laitteessa voi olla esimerkiksi rumpuyksikkö tai hukkavärisäiliö, joiden vaihto tulee ajankohtaiseksi eri rytmillä. Kun nämä tunnistetaan etukäteen, tulostin ei pysähdy yllättävään huoltoilmoitukseen.
Milloin kannattaa pyytää apua?
Apua kannattaa pyytää heti, jos tulostimen malli tai kasettinumero ei ole varma, laite ilmoittaa kasettivirheestä tai harkitset siirtymistä edullisempaan vaihtoehtoon. Yksi tarkentava kysymys voi estää väärän tuotteen tilauksen ja säästää aikaa.
Helsingin Mustepalvelussa valintaan saa henkilökohtaista apua, ja tuotteille tarjotaan toimivuustakuu. Tämä on erityisen hyödyllistä yrityksille, joissa tulostaminen on osa päivittäistä asiakastyötä eikä tulostimen kanssa haluta käyttää aikaa kokeiluun.
Seuraavan kerran, kun avaat viimeisen varakasetin, älä odota tulostimen varoitusta. Tarkista laitteen malli, tilaa täydennys ajoissa ja pidä hankintatiedot tallessa. Pieni rutiini tekee tulostamisesta huomattavasti huolettomampaa koko työpäivän ajan.
