Kun toimiston tulostin ilmoittaa musteen loppuvan kesken tarjouspyyntöjen, sopimusten tai laskutuksen, hankinta muuttuu nopeasti kiireelliseksi. Siksi kysymys siitä, miten ostaa musteet toimistolle, kannattaa ratkaista jo ennen kuin ensimmäinen kasetti on täysin tyhjä. Oikean tuotteen tilaaminen on yleensä helppoa, kun tulostinmalli, käyttötarve ja toimitusaikataulu ovat tiedossa.
Edullisin kasetti ei aina ole paras valinta, jos se ei sovi tulostimeen tai jos sitä joudutaan odottamaan useita päiviä. Toisaalta automaattisesti alkuperäiseen kasettiin turvautuminen voi nostaa tulostuskuluja tarpeettomasti. Hyvä hankintatapa yhdistää varman yhteensopivuuden, järkevän sivukohtaisen hinnan ja toimivan saatavuuden.
Aloita tulostinmallista, älä kasetin väristä
Toimiston tulostimessa voi käyttää useita eri kasettisarjoja, vaikka laitteet näyttäisivät ulospäin lähes samoilta. Siksi pelkkä tieto siitä, että tarvitset esimerkiksi HP:n mustaa mustetta tai Canonin värikasetin, ei riitä. Varmista aina tulostimen tarkka mallinumero. Se löytyy tavallisesti laitteen etupuolelta, takaa, ohjauspaneelista tai tulostimen asetuksista.
Vielä varmempi tapa on tarkistaa tulostimessa olevan vanhan kasetin tuotenumero. Kasetissa voi lukea esimerkiksi mallisarja, numero tai kirjainyhdistelmä. Tämän tunnuksen avulla löydät oikean tuotteen nopeasti ja vältät tilanteen, jossa toimistolle saapuu väärä kasetti.
Jos tulostimia on useita, tee niistä yksinkertainen luettelo. Kirjaa siihen laitteen sijainti, tarkka malli, käytettävät kasettinumerot sekä se, käytetäänkö tulostinta pääasiassa tekstiasiakirjoihin, värimateriaaleihin vai satunnaiseen tulostukseen. Kun tiedot ovat yhdessä paikassa, myös sijaistava työntekijä tai uusi toimistovastaava voi tehdä tilauksen varmasti.
Valitse alkuperäinen vai yhteensopiva kasetti
Alkuperäinen kasetti on tulostinvalmistajan oma tuote. Se on monelle tuttu ja turvallinen vaihtoehto, mutta hinta voi olla korkea etenkin toimistossa, jossa tulostetaan säännöllisesti. Yhteensopiva kasetti on vastaavasti toisen valmistajan kasetti, joka on suunniteltu toimimaan tietyn tulostinmallin kanssa.
Yhteensopiva vaihtoehto sopii usein hyvin, kun tavoitteena on pienentää toimiston kulutusta ilman, että tulostuslaadusta tingitään. Säästö voi olla huomattava erityisesti silloin, kun mustaa tekstiä, laskuja, lomakkeita tai muita arkisia asiakirjoja tulostetaan paljon. Laadukkaassa yhteensopivassa kasetissa ratkaisevat valmistuksen taso, selkeä yhteensopivuustieto ja toimivuustakuu.
Valinta riippuu myös käyttökohteesta. Jos tulostatte tarkasti värinhallittuja painotuotteita, valokuvia tai asiakkaalle meneviä värikriittisiä materiaaleja, alkuperäinen kasetti voi olla perusteltu valinta. Tavalliseen toimistotulostukseen yhteensopiva kasetti on usein kustannustehokas ratkaisu. Tärkeintä on ostaa kasetti luotettavalta myyjältä, joka auttaa ongelmatilanteessa eikä jätä asiakasta yksin väärän tuotteen kanssa.
Laske kustannusta sivua kohden
Kasetin pakkaushinta kertoo vain osan totuudesta. Halpa peruskokoinen kasetti voi tulla käytössä kalliimmaksi kuin hieman arvokkaampi XL- tai suurkapasiteettinen vaihtoehto. Kun tulostusmäärä on säännöllistä, kannattaa tarkastella ilmoitettua sivumäärää ja verrata hintaa siihen.
Esimerkiksi 15 euroa maksava kasetti, jonka arvioitu riittoisuus on 300 sivua, maksaa noin viisi senttiä sivulta. Jos 28 euron suurkasetti tulostaa 1 000 sivua, sivukohtainen kustannus jää alle kolmeen senttiin. Ero voi tuntua pieneltä, mutta tuhansissa sivuissa se näkyy selvästi vuositasolla.
Ilmoitettu sivumäärä on standardoitu arvio, ei varma lupaus juuri oman toimiston tulostukselle. Tekstipainotteiset asiakirjat kuluttavat vähemmän kuin suuret väripinnat, esitteet ja kuvia sisältävät raportit. Myös tulostimen automaattiset puhdistusajot voivat kuluttaa mustetta. Siksi omaa käyttöä kannattaa seurata muutaman kuukauden ajan ennen kuin sitoudutte tiettyyn kasettikokoon.
Milloin XL-kasetti kannattaa?
XL-kasetti on yleensä järkevä, jos toimistossa tulostetaan viikoittain tai jos kasetin loppuminen aiheuttaa työn keskeytymistä. Se vähentää tilausten, vaihtojen ja tyhjien kasettien määrää. Satunnaisessa käytössä tavallinen kasetti voi olla parempi, koska musteella on säilyvyysaika eikä harvoin käytettävässä tulostimessa kannata sitoa rahaa tarpeettoman suureen varastoon.
Huolehdi, että oikea kasetti on saatavilla oikeaan aikaan
Toimistotarvikkeiden hankinnassa suurin säästö syntyy usein ennakoinnista. Kiiretilauksessa valinnanvara kapenee ja työntekijöiden aikaa kuluu ongelman ratkaisemiseen. Pitäkää vähintään yksi varakasetti yleisimmin käytettyä mustaa kasettia varten. Jos värillistä tulostusta tarvitaan päivittäin, myös värikaseteille kannattaa olla oma varasto.
Sopiva varastotaso riippuu tulostusmäärästä. Pienessä toimistossa yksi varakasetti voi riittää. Vilkkaassa asiakaspalvelupisteessä, koulussa tai yrityksessä, jossa tulostetaan paljon laskuja ja lähetteitä, tarvitaan yleensä enemmän. Tarkoitus ei ole kerätä hyllyjä täyteen, vaan välttää käyttökatko ilman, että kasetteja vanhenee varastoon.
Tarkistakaa säännöllisesti tulostimen mustetasot ja sopikaa, kuka tekee tilauksen. Selkeä vastuu ehkäisee tilanteen, jossa kaikki olettavat jonkun muun hoitavan asian. Monessa toimistossa toimiva käytäntö on tarkistaa tasot kerran viikossa ja tilata lisää, kun varakasetti otetaan käyttöön.
Kiinnitä huomiota toimitukseen, takuuseen ja tukeen
Kasetti on pieni tuote, mutta sen merkitys työpäivälle voi olla suuri. Siksi ostokanavaa valitessa kannattaa hinnan lisäksi selvittää toimitusnopeus, noutomahdollisuus, maksutavat ja reklamaatioiden hoito. Yritysasiakkaalle laskutusmahdollisuus voi helpottaa hankintojen hallintaa, kun taas Helsingin seudulla nopea nouto voi pelastaa kiireellisen päivän.
Takuu on erityisen tärkeä yhteensopivissa kaseteissa. Jos kasetti ei toimi, asiakkaan pitää saada apua nopeasti ja ratkaisu ilman tarpeetonta selvittelyä. Helsingin Mustepalvelu palvelee sekä verkkokaupan että Helsingin myymälän kautta, joten oikeaa kasettia voi tarvittaessa varmistaa asiantuntijalta ennen tilausta.
Säilyttäkää tilausvahvistukset ja pakkaustiedot ainakin siihen asti, että kasetti on asennettu ja todettu toimivaksi. Jos tulostin antaa virheilmoituksen, älkää heittäkö pakkausta heti pois. Usein ongelma ratkeaa tarkistamalla suojateippien poisto, kasetin oikea asennus tai tulostimen uudelleenkäynnistys. Jos virhe jatkuu, tarkka kasettinumero ja tulostinmalli nopeuttavat asiakaspalvelua.
Älä sekoita mustekasettia ja väriainetta
Mustesuihkutulostin käyttää nestemäistä mustetta sisältäviä mustekasetteja. Lasertulostin käyttää väriainetta eli toner-kasettia, jossa on hienoa jauhetta. Tuotteet eivät ole keskenään vaihdettavissa, vaikka niitä kutsuttaisiin arkipuheessa musteiksi.
Tämä ero kannattaa huomioida etenkin silloin, kun toimistoon hankitaan uusi tulostin tai kun useampi henkilö tekee tilauksia. Lasertulostin soveltuu monessa toimistossa suuriin tekstimäärin, kun taas mustesuihkutulostin voi olla hyvä valinta pienempään käyttöön ja värillisiin materiaaleihin. Oikea kulutustarvike määräytyy aina laitemallin mukaan.
Näin ostat musteet toimistolle käytännössä
Ennen tilausta tarkista neljä asiaa:
- tulostimen tarkka malli ja nykyisen kasetin tuotenumero
- tarvitsetteko mustaa, värikasetteja vai molempia
- tavallinen vai suurkapasiteettinen kasetti tulostusmäärän perusteella
- onko toimistolla jo varakasetti ja milloin sitä tarvitaan
Kun nämä tiedot ovat valmiina, ostopäätös on nopea. Hae tuote ensisijaisesti tulostinmallilla tai kasettinumerolla, tarkista yhteensopivuus tuotesivulta ja valitse toimitustapa, joka sopii aikatauluunne. Jos jokin kohta epäilyttää, kysy ennen tilaamista. Yksi nopea varmistus on aina helpompi kuin väärän kasetin palautus.
Hyvin hoidettu mustehankinta ei vaadi monimutkaista järjestelmää. Riittää, että toimistolla tiedetään mitä tulostimia käytetään, paljonko niillä tulostetaan ja missä vaiheessa täydennystilaus tehdään. Silloin tulostin pysyy työn tukena eikä muutu kesken päivän ratkaistavaksi ongelmaksi.
