Tulostin ei yleensä aiheuta ongelmaa silloin, kun se toimii. Kiire tulee vasta, kun tärkeä tarjous, sopimus tai lasku pitäisi saada paperille ja muste loppuu kesken. Siksi kysymys miten tilata mustekasetit yritykselle kannattaa ratkaista ennen kuin kasetti on täysin tyhjä. Kun oikeat tiedot, tilausrytmi ja toimittaja ovat kunnossa, tulostustarvikkeiden hankinta pysyy helppona ja kulut ennakoitavina.
Yrityksen ei tarvitse maksaa tarpeettomasti alkuperäiskaseteista tai käyttää työaikaa epävarmaan tuotevertailuun. Oikea kasetti löytyy luotettavasti, kun tunnistat tulostimen mallin ja kasettikoodin, arvioit todellisen käyttömäärän ja pidät pienen varaston saatavilla.
Miten tilata mustekasetit yritykselle ilman virheostoksia
Mustekasetin tilaaminen alkaa aina tulostimen tunnistamisesta. Pelkkä laitteen merkki ei riitä, sillä saman valmistajan eri mallit käyttävät usein eri kasettisarjoja. Esimerkiksi samalla toimistolla voi olla useita HP-, Canon-, Epson- tai Brother-tulostimia, joiden kasetit eivät ole keskenään vaihtokelpoisia.
Varmimmat tiedot löytyvät tulostimen etupaneelista, laitteen päältä tai takaa olevasta tyyppikilvestä. Kirjaa ylös valmistaja ja tarkka mallinumero. Vielä varmempi tapa on katsoa tyhjästä tai käytössä olevasta kasetista kasettikoodi. Se koostuu usein kirjaimista ja numeroista, kuten 305XL, 963XL tai TN-2420. Juuri kasettikoodi kertoo, mikä tuote sopii laitteeseen.
Jos kasetti on jo loppunut eikä pakkausta ole tallessa, älä arvaa. Virheellinen tilaus sitoo rahaa, viivästyttää tulostamista ja aiheuttaa ylimääräistä palautusvaivaa. Asiakaspalvelulta kannattaa pyytää varmistus, jos tulostinmalli tai kasettikoodi herättää epäilyksiä.
Kerää nämä tiedot ennen tilausta
Tilaus sujuu nopeasti, kun seuraavat asiat ovat valmiina:
- tulostimen valmistaja ja tarkka mallinumero
- käytössä olevan muste- tai värikasetin koodi
- tarvittavat värit ja niiden määrä
- tieto siitä, tarvitaanko tavallista vai XL-kokoista kasettia
- yrityksen laskutus- ja toimitustiedot
Yhdelle vastuuhenkilölle kannattaa antaa tehtäväksi ylläpitää tätä tietoa. Pieni taulukko, kansio tai yrityksen oma hankintalista riittää hyvin. Kun tulostin vaihdetaan, myös kasettitiedot päivitetään heti. Näin seuraava tilaaja ei joudu aloittamaan selvitystyötä alusta.
Valitse kasetin koko todellisen tulostusmäärän mukaan
Tavallinen kasetti voi olla hyvä vaihtoehto yritykselle, joka tulostaa vain satunnaisesti. Jos tulostus on jatkuvaa, suuremman riittoisuuden XL-kasetti on usein järkevämpi valinta. Hankintahinta on tavallista kasettia korkeampi, mutta yhden sivun kustannus jää tyypillisesti pienemmäksi ja kasetin vaihtoväli pitenee.
Ratkaisu ei kuitenkaan ole aina automaattisesti XL. Jos tulostinta käytetään harvoin, suuri kasetti voi ehtiä kuivua tai jäädä pitkäksi aikaa käyttämättä. Pienessä toimistossa kannattaa arvioida, kuinka monta sivua tulostetaan kuukaudessa ja kuinka paljon väritulostusta tehdään. Mustavalkoisia laskuja tulostava yritys kuluttaa mustaa kasettia aivan eri tavalla kuin toimisto, jossa tehdään esitteitä, tarjouksia ja värillisiä raportteja.
Laserlaitteissa puhutaan usein värikaseteista eli tonereista, kun taas mustesuihkutulostimissa käytetään mustekasetteja. Tilausperiaate on sama, mutta tuotteet eivät ole keskenään vaihdettavia. Myös rumpuyksikkö, hukkavärisäiliö tai huoltopakkaus voi tulla ajankohtaiseksi erityisesti laser- ja suuremmissa toimistolaitteissa. Jos laite ilmoittaa muusta kulutusosasta kuin väristä, tarkista ilmoitus ennen tilaamista.
Alkuperäinen vai yhteensopiva mustekasetti?
Yrityksen hankinnoissa keskeinen kysymys on usein hinta. Alkuperäiskasetti on tulostinvalmistajan oma tuote, kun taas yhteensopiva kasetti on vastaava, tiettyyn tulostinmalliin sopiva vaihtoehto. Molempia voidaan käyttää tarkoituksenmukaisesti, mutta vaihtoehtoja kannattaa verrata hinnan lisäksi toimivuuden, riittoisuuden ja takuun perusteella.
Yhteensopivilla kaseteilla yritys voi saada merkittävän säästön, varsinkin jos tulostusmäärät ovat suuria tai käytössä on useita laitteita. Helsingin Mustepalvelussa yhteensopivien vaihtoehtojen hinta voi olla jopa 70-75 prosenttia perinteisiä vaihtoehtoja edullisempi. Säästö ei kuitenkaan ole hyödyllinen, jos tuotteen sopivuudesta ei ole varmuutta. Siksi selkeä yhteensopivuustieto ja toimivuustakuu ovat käytännössä vähintään yhtä tärkeitä kuin alhainen hinta.
Alkuperäinen kasetti voi olla perusteltu esimerkiksi silloin, kun yrityksellä on valmistajan oma sopimus, tulostusympäristössä on poikkeuksellisia vaatimuksia tai organisaation hankintalinja edellyttää alkuperäistuotteita. Monessa tavallisessa toimistokäytössä yhteensopiva, laadukas kasetti on kustannustietoinen vaihtoehto. Tärkeintä on ostaa kasetti asiantuntevalta toimittajalta, joka seisoo tuotteidensa takana.
Tee tilaamisesta osa yrityksen arkea
Mustekasettien tilausta ei kannata jättää viimeiseen mahdolliseen hetkeen. Tulostimen varoitus alhaisesta mustetasosta on yleensä merkki siitä, että uusi kasetti on hyvä tilata, ei välttämättä siitä, että tulostus loppuu juuri sillä hetkellä. Varaus antaa aikaa tarkistaa tuotteen ja valita sopivan toimitustavan.
Käytännöllinen toimintamalli on pitää vähintään yksi yleisimmin käytetty musta kasetti varalla. Jos väritulostus on liiketoiminnan kannalta tärkeää, myös jokaista värikasettia kannattaa olla saatavilla yksi. Tämä on erityisen hyödyllistä vastaanotoilla, myymälöissä, tilitoimistoissa ja toimistoissa, joissa asiakirjoja tulostetaan asiakkaan odottaessa.
Suurelle toimistolle järkevä ratkaisu voi olla määräajoin tehtävä täydennystilaus. Kun tiedät keskimääräisen kuukausikulutuksen, voit tilata kasetteja esimerkiksi neljännesvuosittain. Pienyrittäjälle taas yksittäinen tilaus tarpeen mukaan voi olla helpoin tapa. Yhtä oikeaa tilaussykliä ei ole, sillä ratkaisu riippuu laitteiden määrästä, tulostusmäärästä ja siitä, kuinka kriittistä tulostamisen jatkuvuus on.
Huolehdi laskutuksesta ja toimituksesta etukäteen
Yritysasiakkaalle laskutusmahdollisuus helpottaa hankintojen hallintaa. Kun toimitus- ja laskutustiedot ovat valmiina, tilaus ei pysähdy siihen, että kuittia tai maksutapaa pitää selvittää kiireessä. Jos yrityksellä on useita toimipisteitä, kannattaa sopia myös siitä, tilataanko tuotteet keskitetysti vai suoraan käyttöpisteisiin.
Helsingin seudulla noutomahdollisuus voi olla nopein vaihtoehto silloin, kun kasetti tarvitaan samana päivänä. Muualle Suomeen toimituksen nopeus ja saatavuus korostuvat. Tilausta tehdessä on hyvä tarkistaa, että tuotetta on varastossa ja että toimitustapa sopii aikatauluun. Erityisen harvinaisia kasettimalleja ei kannata jättää viime hetkeen.
Vältä yleisimmät ongelmatilanteet
Yleisin virhe on tilata kasetti tulostimen merkin perusteella ilman mallinumeron tai kasettikoodin tarkistamista. Toiseksi yleisin ongelma on ostaa liian pieni määrä kerralla, jolloin toimituskulut ja tilaamiseen käytetty työaika kasvavat. Kolmas käytännön haaste liittyy kasettien säilytykseen: niitä ei pidä jättää kuumaan, kylmään tai suoraan auringonvaloon.
Kun uusi kasetti asennetaan, poista suojateipit ja pakkaukset ohjeen mukaan. Älä koske mustesuuttimiin tai sähköisiin kontaktipintoihin, sillä lika tai sormenjäljet voivat häiritä tulostusta. Jos tulostusjälki näyttää haalealta tai raidalliselta, tulostimen puhdistus- tai kohdistustoiminto ratkaisee tilanteen usein nopeasti.
Jos kasetti ei tunnistu tai laite antaa virheilmoituksen, älä tilaa heti uutta tuotetta. Tarkista ensin, että kasetti on oikea, suojat on poistettu ja kasetti on asetettu kunnolla paikalleen. Tämän jälkeen kannattaa olla yhteydessä asiakaspalveluun. Asiantunteva apu säästää usein sekä aikaa että rahaa, ja toimivuustakuu tuo varmuutta tilanteisiin, joissa ongelma ei ratkea perustoimilla.
Tulostustarvikkeiden hankinnan pitäisi olla yrityksessä rutiini, ei keskeytys. Kun kasettikoodit ovat tallessa, varakappaleet ovat järkevällä tasolla ja apua on saatavilla tarvittaessa, tulostin palvelee työntekoa juuri niin huomaamattomasti kuin sen kuuluukin.
